Архивирование почты в Outlook⁚ как создать архив и сохранить электронную почту
В Outlook существует возможность создания архива для хранения старых писем и освобождения места на почтовом сервере. Архив поможет вам организовать папки с архивными данными и легко найти нужные сообщения в будущем. В этой статье мы расскажем, как создать архив в Outlook, переместить письма в архив, управлять архивными данными и сохранять сообщения на вашем компьютере.
Шаг 1⁚ Создание папки архива Outlook
Первым шагом является создание папки архива, в которую будут перемещаться письма для сохранения. Чтобы создать новую папку архива, следуйте этим инструкциям⁚
- Откройте Outlook и щелкните правой кнопкой мыши на папке ″Почта″ в левой панели.
- Выберите ″Новая папка″ из контекстного меню.
- Введите имя для новой папки архива, например ″Архив″, и нажмите ″OK″.
Шаг 2⁚ Перемещение писем в архив Outlook
После создания папки архива можно начинать перемещать письма в архив. Есть несколько способов это сделать⁚
- Перетаскивание и роняние⁚ Выберите нужные письма, перетащите их на папку архива в левой панели Outlook.
- Контекстное меню⁚ Щелкните правой кнопкой мыши на выбранных письмах, выберите ″Переместить″ и затем выберите папку архива.
- Клавиатурные комбинации⁚ Выделите письма, затем используйте сочетание клавиш Ctrl Shift V и выберите папку архива.
Перемещение писем в архив поможет вам освободить место на почтовом сервере и улучшить производительность Outlook.
Шаг 3⁚ Управление архивными данными и бэкап почты в Outlook
Важно знать, что папка архива не является бэкапом всех ваших сообщений. Регулярное создание резервной копии почты в Outlook является хорошей практикой для сохранения ваших сообщений от потери данных. Вот несколько способов резервного копирования и управления архивными данными⁚
- Экспорт писем из Outlook⁚ Используйте встроенную функцию экспорта в Outlook, чтобы создать резервную копию писем на ваш компьютер. Экспортированные данные можно сохранить в виде .pst файла или в других форматах.
- Импорт архивной почты⁚ Если у вас уже есть ранее созданный архив или резервная копия, вы можете импортировать его обратно в Outlook, используя функцию импорта.
Регулярное архивирование, управление архивными данными и создание резервных копий в Outlook помогут сохранить ваши сообщения в безопасности.
Создание архива почты в Outlook ⎯ это простая и эффективная практика, которая позволит вам управлять вашими сообщениями и сохранять важные данные. Следуя этим шагам, вы сможете создать папку архива, переместить письма в архив, управлять архивными данными и сохранить свои сообщения в Outlook.